Auditverklaring

Een auditverklaring is onder meer verplicht voor advocaten(kantoren) die gesubsidieerde rechtsbijstand willen (gaan) verlenen aan rechtzoekenden en zich daartoe willen inschrijven bij de Raad voor Rechtsbijstand.

Aanvraag audit
Een advocatenkantoor moet zelf het initiatief nemen voor een audit. Het kantoor dient een aanvraag in bij het auditbureau van de Orde en dit brengt het kantoor in contact met een gekwalificeerde auditor. De audit vindt plaats op basis van een overeenkomst tussen het kantoor en de auditor. De auditor vraagt daarbij om het auditverslag van een eventueel eerder gehouden audit.
Tevens dient het kantoor de auditor het electronische formulier ingevuld toe te zenden dat beschikbaar is op BalieNet (rubriek Praktijkondersteuning, audit/kwaliteitsstandaard 2007). Dit formulier kan eventueel ook opgevraagd worden bij het auditbureau van de Orde.


Kwaliteitsstandaard op de kantoororganisatie
De kwaliteitsstandaard beoogt het kantoor daarbij behulpzaam te zijn door een bepaald basiskwaliteitsniveau te beschrijven en daarmee een aansporing te zijn om zaken bij voortduring te verbeteren. De normen kunnen dienen als leidraad voor initiatieven tot eigen kwaliteitsverbetering. Door middel van een audit van de kantoororganisatie op basis van de kwaliteitsstandaard kan de advocaat aantonen dat aan het niveau voldaan wordt. Daarnaast kan het kantoor door diverse maatregelen zichtbaar maken dat blijvend geïnvesteerd wordt in de kwaliteit van het kantoor.

De normen in de kwaliteitsstandaard gelden voor alle advocatenkantoren, ongeacht de omvang. Tegelijk zal de wijze waarop binnen het kantoor aan de norm wordt voldaan verschillen. Tijdens een audit moet het kantoor de gekozen uitwerking kunnen onderbouwen. Dit geldt evenzeer indien een uitwerking van een norm achterwege is gebleven, omdat het kantoor meent dat daar gelet op de praktijkvoering aanleiding toe is.

Normen kwaliteitsstandaard
De normen waaraan advocaten(kantoren) moeten voldoen om in aanmerking te komen voor de auditverklaring zijn beschreven en uitgewerkt in de kwaliteitsstandaard op de kantoororganisatie en kunnen als volgt worden samengevat:

• De samenwerkende advocaten moeten de samenwerkingsvorm(en) hebben vastgelegd.
• De advocaat moet tijdens het eerste contact met de cliënt vast wat de aard en omvang van de zaak is en maakt, indien mogelijk, een inschatting van de haalbaarheid van hetgeen de cliënt verlangt en stuurt hierover een opdrachtbevestiging naar de client.
• De advocaat moet bij aanvang van de zaak zoveel mogelijk de financiële consequenties met de cliënt bespreken, zodat de cliënt zich bewust is van de consequenties van het geven van de opdracht. Ook dit dient de advocaat te verwerken in de opdrachtbevestiging.
• De advocaten (en het kantoor) zorgen ervoor dat administratieve gegevens over de zaak zodanig worden beheerd dat zij snel te vinden zijn en de voor de uitoefening van het beroep relevante informatie bevatten,  
  en de relevante gegevens overzichtelijk en toegankelijk (ook voor bevoegde derden) zijn vastgelegd.
• De advocaat waarborgt de vertrouwelijkheid van de gegevens van zijn cliënt.
• Het kantoor zorgt ervoor dat de bereikbaarheid is afgestemd op de verwachtingen van de cliënt, gegeven de rechtspraktijk(en) die het kantoor uitoefent.
• De cliënt ontvangt van de advocaat, gevraagd en ongevraagd, tijdig alle voor de cliënt belangrijke (financiële) informatie.
• De advocaat spant zich in de zaak tijdig af te handelen. Het kantoor waarborgt dat termijnen niet worden overschreden.
• Het kantoor zorgt bij afwezigheid van de advocaat voor een goede vervanging of voor overdracht van een dossier.
• Het kantoor waarborgt de kwaliteit van de ingeschakelde derden. De advocaat stelt de cliënt van tevoren van de inschakeling op de hoogte.
• De advocaat draagt zorg voor een zorgvuldige afsluiting en archivering van het dossier.
• De advocaat betrekt het oordeel van cliënten bij het verbeteren van zijn dienstverlening.
• De advocaat / het kantoor maakt een goede beroepsuitoefening mogelijk.
• De advocaat / kantoor werkt aan de ontwikkeling van de interne kantoororganisatie.      

Op tijd verlengen
Indien de auditverklaring zijn geldigheid verliest én de advocaat voorafgaande aan de datum waarop de geldigheidsduur is verstreken geen nieuwe auditverklaring aan de Raad over heeft gelegd, wordt de inschrijving doorgehaald. Het is daarom aan te bevelen de einddatum van de auditverklaring strikt in de gaten te houden en tijdig een nieuwe aanvraag in te dienen.

Contactgevens
Bij vragen over de audit kan men zich wenden tot het auditbureau van de Orde: 070 335 35 71/82 of per e-mail: audit@advocatenorde.nl

Geplaatst op 12-01-2010, door Beheerder,